DGAP sucht Assistenz der Direktorin

Deutsche Gesellschaft für Auswärtige Politik e.V. (DGAP) 3-5y Mid Level  Berlin, Berlin, Deutschland 11 Sep 2018

Job Description

Die Deutsche Gesellschaft für Auswärtige Politik e.V. (DGAP) forscht und berät zu den aktuellen Themen und Trends der deutschen Außenpolitik. Als unabhängige, überparteiliche und gemeinnützige Experten- und Mitgliederorganisation prägt sie seit über 60 Jahren die außenpolitische Debatte in Deutschland und trägt zur internationalen Vermittlung deutscher Politik bei.

Zur Verstärkung des Leitungsbüros der DGAP suchen wir zum nächstmöglichen Zeitpunkt und zunächst befristet bis 31.12.2020 eine/n:

Assistenz der Direktorin (m/w), 100% in Anlehnung an TVöD 9

Ihre Aufgaben:

  • Umfassende Unterstützung der Direktorin in allen administrativen und organisatorischen Belangen:
    • Termin- und Reiseplanung;
    • Bearbeitung der internen und externen Korrespondenz in deutscher und englischer Sprache;
    • Vorbereitung von Termin- und Reiseunterlagen;
  • Büroorganisation
    • Annahme von Telefonaten und Anfertigung von Gesprächsnotizen;
    • Post- und Wiedervorlagemanagement;
    • Kreditkarten- und Reisekostenabrechnung;
  • Vorbereitung von internen Terminen in Absprache mit der Büroleitung sowie Protokollführung;
  • Betreuung der Gremien- und der Gremienmitglieder in Absprache mit der Büroleitung und weiteren Kolleg/-innen der DGAP;
  • Betreuung von hochrangigen und teilweise internationalen Gästen und Besuchergruppen (inkl. Catering).

Sie bringen mit:

  • Abgeschlossene Ausbildung zum/zur Kaufmann/-frau für Büromanagement, Fremdsprachenkorrespondent/-in oder gleichwertiger Abschluss;
  • Sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse (in Wort und Schrift);
  • Versierter Umgang mit allen MS-Office Anwendungen (insb. Outlook);
  • Mehrjährige Berufserfahrung in einer ähnlichen Position;
  • Stressresistenz und Belastbarkeit;
  • Selbstständige, vorausschauende und effiziente Arbeitsweise und Organisationstalent;
  • Zuverlässigkeit und Diskretion.

Wir bieten Ihnen eine verantwortungsvolle und abwechslungsreiche Tätigkeit in einem jungen, hochmotivierten und dynamischen Team mit Einblick in die internationale Politik.

Wir freuen uns darauf, mit Ihnen ins Gespräch zu kommen!

Falls Sie Fragen haben, können Sie sich gerne bei Laura Krug, Büroleiterin der Direktorin, melden.

Bitte schicken Sie Ihre aussagekräftige Bewerbung inkl. Zeugnisse und Angabe Ihres frühestmöglichen Eintrittstermins in einer PDF Datei bis zum 23.09.2018 zu Händen von Dr. Daniela Schwarzer an:
Krug@dgap.org.

Denken Sie bitte daran, bei Ihrer Bewerbung www.politjobs.de zu erwähnen.

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