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Progressives Zentrum sucht Büromanager/in

Progressive Zentrum 3-5y Mid Level  Berlin, Berlin, Deutschland 25 Dez 2015
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Job Description

Über uns

Das Progressive Zentrum ist ein unabhängiger, gemeinnütziger Think Tank, der nach angelsächsischem Vorbild im Jahre 2007 mit Sitz in Berlin gegründet wurde. Ziel des Progressiven Zentrums ist es, gemäß dem Dreiklang „Vordenken – Vernetzen – Streiten“ fortschritts- und reformorientierte Politikideen in die öffentliche Debatte und auf die politische Agenda zu bringen. Darüber hinaus will das Progressive Zentrum dazu beitragen, neue Netzwerke progressiver Akteure unterschiedlicher Herkunft zu stiften und mit evidenzbasierter Politikberatung eine tatkräftige Politik für den ökonomischen und gesellschaftlichen Fortschritt mehrheitsfähig zu machen. Dabei werden besonders junge, verantwortungsbewusste VordenkerInnen und EntscheidungsträgerInnen aus Deutschland und Europa eingebunden. Das Progressive Zentrum bietet seinen MitarbeiterInnen das innovative Umfeld eines jungen und dynamischen Think Tanks im politischen Berlin.

Zur Verstärkung unseres Teams suchen wir ab sofort eine/n

Büromanager/in (in Teil- oder Vollzeit)

Aufgabenbeschreibung:

Als Büromanager/in unterstützen Sie das Team in der Organisation und Verwaltung interner Prozesse sowie bei unterschiedlichen Aufgaben im operativen Tagesgeschäft. Dies umfasst insbesondere die Erledigung von klassischen Sekretariatstätigkeiten, aber auch die organisatorische Unterstützung der bereichsübergreifenden Projektarbeit des Gesamtteams. Konkret:

  • Assistenz der Geschäftsführung/des Vorstandes: Termin- und Kalenderverwaltung, Erstkontakt für externe Anfragen, Geschäftskorrespondenz mit unseren Gremien/Partnerorganisationen und sonstigen Stakeholdern in Ministerien, Stiftungen, Bundestag und Landesparlamenten sowie Parteizentralen am Telefon, per E-Mail und persönlich (auf Deutsch und Englisch);
  • Office Management: Posteingang/-ausgang inklusive Seriensendungen (print und digital), Steuerung externer Dienstleister, Reisemanagement, Abrechnung und Controlling, Organisation von Caterings, Durchführung von Bestellungen, Erstellung von Präsentationen, Pflege von Datenbanken und Verteilern, Aufbau und Verwaltung des Archivs/ der Ablage, Operative Unterstützung der Projektgruppen, Unterstützung in der Websitepflege;
  • Management der Infrastruktur (Sicherstellung des allg. Büro- und Küchenbedarfs, Kopierer, IT- und Telefonanlage etc., Küchenbedarf, Pflege der Konferenzräume);
  • Veranstaltungsorganisation: Einladungsmanagement sowie organisatorische Vor- und Nachbereitung aller internen und externen Veranstaltungen, Besucher- und Gastmanagement während der Veranstaltungen (zum Teil auch abends);
  • Internes Wissensmanagement: interner Wissensaufbau und Wissensvermittlung.

Anforderungsprofil:

  • Sie verfügen über eine abgeschlossene Berufsausbildung/ ein abgeschlossenes Studium und darüber hinaus über mehrjährige Berufserfahrung im Bereich Büromanagement;
  • fundierte Kenntnisse im Umgang mit MS Office-Produkten (Insbesondere MS Word, Power Point und Excel. Kenntnisse im Umgang mit Mac OS X sind von Vorteil) sowie über Grundlagewissen in der Buchhaltung;
  • sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift;
  • hohe Einsatzbereitschaft, ausgeprägtes Qualitätsbewusstsein sowie eine strukturierte, zuverlässige und eigenständige Arbeitsweise;
  • schnelle Auffassungsgabe, Proaktivität sowie die Fähigkeit, Prioritäten zu setzen und auch in stressigen Situationen den Überblick zu behalten;
  • Interesse an gesellschaftspolitischen Themen und eine gute Allgemeinbildung;
  • guten Umgang mit Menschen, Offenheit sowie Empathie für Situationen und Persönlichkeiten;
  • Spaß an der Teamarbeit und ein souveränes und verbindliches Auftreten;
  • die Bereitschaft, alle Aufgaben der Position auszuführen. Dazu gehören im Rahmen der täglichen Abläufe auch „einfache“ Tätigkeiten wie Verpflegung bereitstellen oder Tagungsräume vorbereiten.

Wir freuen uns auf die Zusendung Ihrer kompletten Bewerbungsunterlagen (Anschreiben, Lebenslauf, Zeugnisse) per E-Mail bis zum 10. Januar 2016 an bewerbung@progressives-zentrum.org. Bitte geben Sie auch Ihre Gehaltsvorstellung (angegeben für eine Teil- oder Vollzeitstelle) und Ihren frühestmöglichem Eintrittstermin bei Ihrer Bewerbung an.

Weitere Informationen zum Progressiven Zentrum finden Sie unter www.progressives-zentrum.org.

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