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DGAP sucht Persönliche/n Assistenten/in

DGAP <1y Entry Level  Berlin, Berlin, Deutschland 16 Jun 2017

Job Description

Die Deutsche Gesellschaft für Auswärtige Politik e.V. (DGAP) ist das nationale Netzwerk für Außenpolitik. Seit über 60 Jahren fördern wir die außenpolitische Meinungsbildung in Deutschland. Das Forschungsinstitut der DGAP versteht sich als Berater, Netzwerker und Impulsgeber der operativen Außenpolitik an der Schnittstelle von Wissenschaft, Politik, Wirtschaft und Medien.

Die Direktorin der DGAP sucht zum nächstmöglichen Datum eine/n

Persönliche/n Assistenten/in
(Vollzeit, in Anlehnung an TVöD 9a)

Einstellungsvoraussetzungen:

• Abgeschlossene Ausbildung zum/zur Kaufmann/-frau für Büromanagement, Fremdsprachenkorrespondent/in oder gleichwertiger Abschluss;
• Sehr gute Englischkenntnisse;
• Weitere Fremdsprachenkenntnisse von Vorteil;
• Versierter Umgang mit allen MS-Office Anwendungen;
• Mehrjährige Berufserfahrung in einer ähnlichen Position.

Sie haben eine selbständige, vorausschauende und effiziente Arbeitsweise und verfügen über Organisationstalent. Wir erwarten Flexibilität, ein freundliches und sicheres Auftreten – auch in internationalen Kontexten – sowie ausgeprägte Kommunikations- und Teamfähigkeit. Für die Stelle sind uneingeschränkte Zuverlässigkeit, Vertrauenswürdigkeit und Diskretion unerlässlich.

Aufgabenstellung:

• Administratives Büromanagement sowie Sicherstellung der reibungslosen Kommunikation zwischen dem Büro der Direktorin und allen internen und externen Ansprechpartnern/-innen;
• Termin- und Wiedervorlagemanagement;
• Erledigung von Korrespondenz in deutscher und englischer Sprache sowie Annahme von Telefonaten und Anfertigung von Gesprächsnotizen;
• Vorbereitung von Präsentationsunterlagen, Berichten und Memos inklusive der Recherche von Informationen, redaktioneller Überarbeitung sowie Übersetzungen;
• Planung und Vorbereitung von Meetings und Veranstaltungen sowie Protokollführung;
• Vorbereitung und Organisation aller Reisen der Direktorin sowie Abrechnung der Reisekosten;
• Vorbereitung und Betreuung von Terminen mit Besuchern und Besucherinnen bzw. Besucherdelegationen mit hochrangigen in- und ausländischen Gästen aus Politik, Wirtschaft, Wissenschaft und Medien;

Wir bieten Ihnen eine abwechslungsreiche Tätigkeit in einer angenehmen Arbeitsatmosphäre. In der DGAP arbeiten Sie in einem internationalen Umfeld und erhalten Einblicke in die Politikberatung.

Die Stelle ist zunächst befristet bis 31. Juli 2019. Eine Weiterbeschäftigung ist angestrebt.

Bewerbung:

Ihre aussagekräftige Bewerbung (Bewerbungsschreiben, CV, Zeugnisse) richten Sie bitte ausschließlich in elektronischer Form in einer pdf-Datei (maximal 20 MB) bis zum 02. Juli 2017 zu Händen von Dr. Daniela Schwarzer, Direktorin der DGAP, an Laura Krug ( krug@dgap.org )

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